Segunda-feira, 22 de abril de 2019

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11/04/2019 - 09h25 / Atualizada 11/04/2019 - 10h43



Projeto UEPG Digital extingue processos em papel


por Aline Jasper

 

 

 

 

 

A partir de 22 de abril, a Universidade Estadual de Ponta Grossa deixa de gerar protocolos em papel. A previsão é que, 120 dias depois dessa data, todos os processos em papel estejam totalmente extintos.

Os protocolos passam a ser feitos e a tramitar online, por meio de uma plataforma feita e cedida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4): o Sistema Eletrônico de Informações (Sei). Para apresentar o sistema aos gestores e secretariado, o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) realiza encontros no Observatório, nos dias 15 e 16 de abril, às 9h e às 13h30, e no Hospital Universitário, no dia 15 de abril, às 15h30.

  O diretor do NTI, Luiz Gustavo Barros, aponta que “a utilização do Sei trará muitos benefícios para o processo administrativo da Universidade, garantindo maior agilidade e transparência nos atos. O uso será obrigatório para todos órgãos da UEPG, e o NTI dará todo o suporte necessário no processo de transição do sistema atual para o Sei”.

 A apresentação do sistema, conduzida pelo NTI, conterá informações importantes sobre a implantação do sistema e do seu lançamento, no dia 22/04, quando a utilização passa a ser obrigatória. O uso do sistema na UEPG, que pode ser acessado no site sei.uepg.br, é regulamentado pela resolução 114 do Conselho Administrativo, de 23 de abril de 2018.

Luiz Gustavo ressalta a importância da participação dos gestores universitários: “É recomendável a participação dos responsáveis pelos órgãos e departamentos da Universidade, bem como seus secretários e demais envolvidos nos trâmites de processos administrativos e de comunicação interna”. O cadastro dos participantes para a apresentação do sistema deverá ser feito pelo Sistema de Eventos, através do link siseve.apps.uepg.br/sei2019.

Depois disso, haverá ainda treinamentos online disponíveis para a comunidade acadêmica, como o Curso EAD - SEI Usar, que é ofertado de forma regular e gratuita pela Escola Virtual de Governo (www.escolavirtual.gov.br/curso/74). O diretor do NTI enfatiza a importância de que os servidores se familiarizem com o sistema por meio deste treinamento.

Com foco na sustentabilidade ambiental, agilidade dos processos e restrições de espaço físico, o projeto UEPG Digital deve reduzir o uso de papel em diversas instâncias da universidade. Por meio do escaneamento dos documentos da Prograd e do início do uso de um sistema de protocolo online, a expectativa é de reduzir o impacto ambiental causado pelo uso de papel.

 

Impacto ambiental

Segundo o professor Sandro Xavier de Campos, diretor de Gestão Ambiental da UEPG, todo ano são descartadas 35 toneladas de papel na UEPG, o que equivale a 344 árvores. São 97 kg de papel jogados fora por dia, segundo o diagnóstico realizado por Flávio Pacholok, da equipe da diretoria.

“Essa ação se enquadra dentro da perspectiva do conceito de UEPG Sustentável. Com o SEI, será possível diminuir drasticamente a produção de papel dentro da UEPG. Com isso, háuma contribuição para redução do impacto ambiental causado pela substituição de florestas nativas por eucalipto e pinus devido a demanda por papel”, destaca Sandro.

 

 Arquivo da UEPG

Além do papel descartado todos os dias na UEPG, há ainda uma quantidade expressiva de documentos guardados no arquivo da UEPG, localizado no Campus Uvaranas. No local, são guardados livros de chamada, documentos de matrícula e diários de classe, desde 1959.

Segundo a servidora Teresinha Semkiw dos Santos, que trabalha no arquivo há 4 anos, não há um balanço oficial da quantidade de arquivos e pastas, mas, somente na sala em que estão as pastas dos alunos ativos, que ingressaram na universidade desde 2014, existem mais de 10 mil pastas. Também são mantidos ali os arquivos dos campi de fora de Ponta Grossa, que chegam depois que o aluno se forma, e os documentos da EAD.

 

Digitalização da Prograd

A Pró-Reitoria de Graduação também tem realizado a digitalização dos documentos de seu acervo. Para tanto, foi adquirido um superscanner que deve possibilitar que se autentique os documentos de forma digital. São 4225 arquivos, contendo os programas de disciplinas de todos os cursos, desde os anos 1970.

Para Lígia Paula Couto, pró-reitora de Graduação, a digitalização deve agilizar a disponibilização de documentos, tornando mais rápidos trabalhos que demoravam até três semanas. “Nesses currículos, está toda a história da UEPG. Com a digitalização, podemos divulgar os arquivos para os interessados em história da educação, além de facilitar os pedidos de pessoas que já passaram pela UEPG”, destaca.

 

Sobre o Sei!

O Sei! é um sistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, que compreende Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, e engloba vários módulos e funcionalidades para promover a eficiência administrativa. Segundo o TRF4, "trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho”. A principal característica do sistema é a diminuição do uso de papel como suporte físico para os documentos institucionais e a atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

Dentre as funcionalidades do sistema, estão a possibilidade de acessar em diversos tipos de equipamentos (smartphones, computadores e tablets de vários sistemas operacionais); controle de nível de acesso, ou seja, gerenciamento de documentos restritos e sigilosos; tramitação em várias unidades ao mesmo tempo, agilizando os processos e demandas; sistema intuitivo e fácil de usar; além de funcionalidades específicas para cada área da gestão pública.

A cessão de direitos de uso decorreu de um processo iniciado na gestão do reitor Carlos Luciano Sant’Ana Vargas, em junho de 2017. A viabilização do convênio foi intermediada pelo juiz Fabrício Bittencourt da Cruz, graduado pela UEPG e integrante do corpo docente da instituição, no Departamento de Direito do Estado; e também do juiz federal da  da 2ª Vara Antônio César Bocheneck, também graduado em Direito pela UEPG.

Os atos e procedimentos administrativos das instituições estatais no Brasil são flexibilizados pela Lei da Desburocratização (Lei 13.276, de 08 de outubro de 2018), que permite que se simplifique formalidades e exigências desnecessárias ou superpostas. O Sistema Eletrônico de Informações  faz parte desta regulamentação federal.

 

Texto: Aline Jasper | Colaboração: Gabriel Miguel, Bárbara Popadiuk e Millena Villanueva

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